该情况处理步骤如下：工具：公函。1、审核和签发：需要对这两份公函进行审核，确保内容合法、合规，并且符合公司的要求。然后，根据公函的具体情况，进行签发。2、登记编号：在签发之后，需要对这两份公函进行登记编号，以便于后续的查询和管理。3、送发：将公函送交给相关部门或人员进行处理。