该情况按照相关规定进行处理。发现公文存在格式、内容、手续等方面的问题，将其退回给起草单位或责任人，要求其进行修改和完善。退回时应明确指出问题所在，并提供相应的修改建议。公文缺少必要的附件或材料，要求起草单位或责任人补充提供。补充材料应与公文内容相符，并符合相关规定。