具体方法如下：1、若是电子存档，可以将书院的重要文件和资料存储在云盘或者硬盘上，方便随时查找和处理。2、若是纸质存档，可以在书院内设置专门的档案室，将文件和资料按照不同的类别进行整理和存储。