步骤如下：1、收集合同文件：收集公司的租赁合同文件，有原始合同、续签合同、修订合同。2、组织合同文件：将合同文件进行分类和整理，按照时间顺序或合同类型进行分类。3、标识和命名：为每个合同文件分配一个唯一的标识符或名称，以便于索引和检索。