1、在会议之前，确保所有会议文件已经准备好，并进行适当的整理和归档。2、将所有相关文件制作成电子版和纸质版。3、在会议开始前适当的时间，将电子版会议文件通过电子邮件或文件共享平台发送给与会人员。确保文件格式正确，并提前测试链接和附件等。4、将纸质版会议文件打印出来，并根据与会人员的数量制作足够的副本。5、将纸质版会议文件按照与会人员的姓名或代号等进行分类和标记。6、在会议结束后，及时回收未领取的纸质文件，并妥善处理电子文件。