1、首先要做好接待方案，方案包括考察人员名单、陪同人员名单、考察地点、开会地点、食宿安排、行程安排等，并把方案给相关负责人、相关领导过目。2、其次要根据朋友考察的内容准备好交流的资料，提前和其他有关部门搞好对接。3、最后看朋友是不是要接送、要用车，若要，也应提前安排。