方法如下：1、明确约谈目的：在信件开头，要明确约谈的目的，例如，为了解决偷油问题，加强安全管理等。2、描述问题：在信件中，要详细描述偷油问题的情况，包括时间、地点、涉及人员等，以便领导了解问题的严重性。3、提出解决方案：在信件中，要提出解决问题的方案，例如加强安全监管、加强员工培训等，以便领导能够更好地解决问题。4、表达期望：在信件中，要表达对领导的期望，例如希望领导能够重视问题、采取有效措施等，以便更好地解决问题。